JUHTIMINE & KARJÄÄR: Kuidas pidada raskeid vestlusi?

•  “Mind kui tema juhti häirib see, et tema tulemused ei vasta ootustele, aga teda ennast ilmselt see ei häiri.”

• “Juba pool aastat on tema müügitulemused osakonnas kõige kehvemad, aga aastavestlusel ütles ta siiski, et tal läheb keskmiselt.”

• “Iga kord, kui ma peaksin ütlema midagi kriitilist, hakkan ennast süüdi tundma.”
  
  
  

  Sedalaadi väiteid kuulen konsultandina sageli. Olen paraku kuulnud ka lugusid, mis ilmekalt tõendavad, et korrigeeriva tagasisidega ei kiputa just liialdama.
  

• Töötaja sai alles asutuse jõulupeol aru, et juht pole temaga tõesti rahul ega kavatse uuel aastal töösuhet jätkata. Juht oli enda arvates seda talle ka arenguvestlusel öelnud.

• Spetsialist ei osanud kasutada oma tööks vajalikke firma andmebaase ja oli juba aastaid küsinud juhilt vajalikku infot.

• Primadonnana käituv staazˇikas töötaja ajendas kahe aasta jooksul 16 kolleegi lahkumise.

Vahel räägitakse korrigeerivast või negatiivsest tagasisidest kui asjast iseeneses. Et see on erakordselt raske tegevus, juhi tõeline proovikivi, omamoodi eksam. Mõnikord ei saagi korrigeeriva tagasiside andmine võib-olla õnnestuda, sest inimeste ootused on väga erinevad ja nad kurdavad ka päris ühesugustes tingimustes eri asjade üle.

Üks ütleb, et saab tagasisidet liiga vähe. Teine kurdab, et seda on ülearu palju. Üks väidab, et öeldu on liiga terav. Teine ootab suuremat konkreetsust. Üks küsib, miks siis kohe ei öeldud. Teine pahandab, miks räägiti nii emotsionaalselt või teiste juuresolekul. Üks kinnitab, et tema juht toob esile vaid negatiivset, samal ajal kui kolleeg kinnitab, et pole oma kasvuruumi kohta midagi kuulnud.

Niisiis kaasnevad korrigeeriva tagasisidega väga tõenäoliselt ebameeldivad emotsioonid, nagu pettumus, solvumine, pahameel, kättemaksuhimu, haiget saamine ühelt poolt ja pahameel, solvumine, piinlikkus, lootusetus, kättemaksuhimu teiselt poolt. Nende tunnete segadikus on raske kurssi hoida ning tundeid oskuslikult ventileerides ja lahendusele suunates konstruktiivse lahenduseni jõuda.

Tagasisidet anda on keeruline

Haruharva väljendavad kolleegid või alluvad tänulikkust saadud konstruktiivse tagasiside eest – isegi kui nad on enne väitnud, et soovivad ausat hinnangut.

Isegi mõistlikud inimesed võtavad kriitikat kuulates enamasti esialgu kaitsehoiaku ja hakkavad ebamõistlikku juttu ajama, ennast õigustama, teisi süüdistama, ennast alavääristama jms. Tagasiside andja jaoks on see tüütu või lausa ärritav.

Sageli on raske täpselt kirjeldada, mis tasemel sooritust oodatakse. Tagasiside andja on pettunud alasooritajas ja samal ajal tunneb sageli end süüdi, et pole piisavalt selgelt väljendunud, piisavalt kiiresti reageerinud, piisavalt juhendanud. Tagasiside andja enda enesehinnang on ohus. Kardetakse ebamugavaid emotsioone, ei osata enda ärevust juhtida.

Milles rohkem eksitakse?

Korrigeeriva tagasiside andmisel kaldutakse arvama, et häirivat sooritust põhjustavad inimeste püsivad loomuomadused: vähene motiveeritus ehk rahvakeeli laiskus, vähene tähelepanelikkus, vähesed vaimsed võimed ehk rumalus, argus.

Teise inimese sobimatu käitumise selgitamiseks kasutatakse esimest enam-vähem kõlblikku seletust, mis sobib lünklike andmetega, kuid enamasti põhineb eelarvamusel või eneseanaloogial.

Pingelises olukorras, kui mõlemad pooled on üles köetud, muutub võitmine ja teisele poolele ärategemine kinnisideeks. Unustatakse see, milleks ollakse kokku tulnud: et korrigeerida käitumist tulevikus. Ärritunud olekus tundub, et kõige tõhusam viis on lüüa võimalikult kõvasti ja võimalikult õrna kohta, selle asemel et lasta teisel poolel endal avastada ja sõnastada parimaid viise paremate tulemuste saavutamiseks.

Vastupanu tekitab jäikust mõtetes, sõnades, käitumises – raske on seda vähendada ja lõdvestuda. Surve tingimustes muutub subjektiivne reaalsus: järjest rohkem fakte ja inimesi tundub sinu seisukohta jagavat, mis suurendab sinupoolset survet ja teise poole vastupanu.

Kuidas vähem kahju teha?

Kuidas ikkagi anda konstruktiivset tagasisidet, kahjustades end samal ajal võimalikult vähe ning tugevdades koostöösuhet?

Valmista end ette nii sisuliselt kui ka emotsionaalselt. Pane olulised asjad kirja ja mõtle selgeks, kas ja milleks tahad neist rääkida. Mõtle, kust pärineb sinu versioon olukorrast ja millised faktid sinu käsutuses on. Vestlusel ole konkreetne ja faktipõhine. Emotsionaalselt ole usaldusväärne ja heatahtlik. Ole aus ja hooliv, ära püüa partneriga manipuleerida. Lase teisel poolel olukorda selgitada. Anna märku, et sa arvestad tema arvamust.

Tuleta meelde või täpsusta ja selgita sooritusstandardeid. Vabanda, et sa ei ole seni suutnud neid standardeid piisavalt selgelt edastada. Toeta partnerit ka siis, kui te olete eri meelt. Rääkige sellest, kuidas säilitada suhtlemise avatus ka edaspidi. Jõua kokkuleppele tulevikusoorituse osas ja pane kokkulepped kirja.

Tagasiside andmise võti on kindlasti oskus oma tundeid juhtida. Olla küll pettunud ja pahane, kuid jääda hoolivaks. Samal ajal olla teadlik sellest, et tagasiside saaja ülevoolavad tunded on tüütud, kuid nendega tegelemata on tagasiside tulemuslikkus enam kui küsitav.